税務調査では、売上や利益率、仕入れや外注費、経費等が細かに調べられて、申告漏れをしていないかどうかチェックされます。
そのため、帳簿書類や領収書の提出が求められます。

そもそもこれらの書類には、会社法や税法等によって保存期間が定められています。
そのため、紛失することがないようにしっかりと管理し、税務調査の際にはすぐに閲覧できるようにしておかねばなりません。

保存すべき書類と保存期間

（１）法人の場合

①会計帳簿や事業に関する書類
会計帳簿は決算書類の大本となる書類で、仕訳帳や総勘定元帳の主要簿と、現金出納帳や売掛金元帳などの補助簿があります。
これらは決算の締切日から10年間の保存義務があります。

②取引等に関係する証憑書類
契約書や請求書、預金通帳、納品書、領収書、仕入伝票等は書類作成日もしくは受領した日から7年間の保存義務があります。

基本的に会社法で規定される書類は10年、法人税法で規定される書類は7年となっています。
会社法と法人税法の両方に関わる書類の場合は、長いほう=保存期間10年と考えましょう。
 

（２）個人事業主（青色申告）の場合

①会計帳簿や事業に関する書類
主要簿と補助簿は7年の保存義務があります。

②確定申告のために作成される書類
貸借対照表、損益計算書、棚卸表等なども、7年の保存となります。

③取引等に関係する証憑書類
預金通帳や領収書も7年間の保存となります。前々年の所得が３００万円以下の場合は5年になります。
現金預金の取引等関係書類以外のもの（請求書や見積書、契約書、納品書、送り状など）は、5年間の保存となりますが、念のために預金通帳や領収書と共に7年間保存しておいた方が良いでしょう。

（３）個人事業主（白色申告）の場合

①収入金額や経費を記載した帳簿
法定帳簿などは、7年間保存します。

②任意で作った帳簿や関連書類
法定帳簿以外に作成した帳簿や、領収書や請求書、納品書、送り状といった書類は、5年間の保存義務があります。

保存期間違反の罰則について

帳簿や領収書の保存期間を守らずに紛失したり破棄してしまうと違反となりますが、罰則規定は特に設けられていません。
ただし、過去の取引やデータを確認できないなど経営上の不利益はもちろん、税務上でもさまざまな不利益を受けることになります。

具体的には帳簿や書類が揃っていないことで、一部の控除制度が認められなくなることです。
青色申告については、帳簿や書類が揃っていなければ取り消しを受けて、白色申告になってしまう場合もあります。

まとめ

領収書や帳簿には保存期間があるので無くさないように保管してください。

税務調査が入る場合は、すぐに資料を取り出せるようにしておきましょう。

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藤本尚士

税理士・税務調査士。

大学院卒業後、
35歳 大手税理士事務所に勤務。
40歳 税理士法人新日本九州中央事務所 開業。

税務調査専門の税理士である私が、二人三脚であなたをサポートします！